Mon équipe est en télétravail. Et maintenant ?

Published on : 12/06/2020 12 juin juin 06 2020



Face au risque important de contagion, les autorités ont demandé pour les activités qui le permettent de poursuivre le télétravail. Vous avez dû prendre de nouvelles mesures, très rapidement. Aujourd’hui, Sea Avocats répond à vos interrogations concernant le régime général du télétravail, et les particularités au regard du contexte actuel. 
 

Mes salariés en télétravail ont-ils droit à des tickets restaurant ?



La réponse est oui !

Et pourtant :
Le Ticket restaurant (TR) est un outil à la disposition de l’employeur. Il offre une alternative à la cantine d’entreprise ou à la mise en place d’infrastructure pour déjeuner sur place aux salariés ne pouvant pas déjeuner à domicile.

Sauf que précisément une majeure partie des salariés en télétravail sont à domicile. Cela a même été l’exclusivité des salariés en télétravail pendant le confinement !

Afin de favoriser l’attrait pour le télétravail, les textes prévoient que le télétravailleur dispose des mêmes droits que les salariés postés. C’est pourquoi ils ont droit aux titres-restaurant (TR).

Attention, les règles d’attribution du TR restent identiques : la journée de travail doit comporter deux périodes entrecoupées d’une pause déjeuner.

Certains salariés ne disposent donc pas de TR, qu’il soit en poste ou en télétravail :
  • Ceux ne travaillant qu’une demi-journée
  • Ceux dispensés de travailler.

Dans la précipitation, je n’ai pas pu installer un poste de travail chez chaque collaborateur. Puis-je leur demander d’utiliser leur ordinateur personnel ? Vais-je devoir participer aux frais de connexion internet ?

La loi ne prévoit plus l’obligation de prendre en charge tous les coûts découlant directement de l’exercice du télétravail. Cependant, vous n’êtes pas dispensés de toute obligation !

Chaque télétravailleur a droit à la prise en charge de ses frais d’atelier. De même, la jurisprudence retient le principe de prise en charge des frais professionnels. Il n’existe aucune restriction : cela concerne tous les frais (détérioration des équipements, communications, connexions...), et tous les télétravailleurs.

Vous devez également fournir, installer et entretenir les équipements nécessaires.

De manière exceptionnelle, votre salarié peut utiliser son propre équipement. Vous devez toutefois en assurer l’adaptation et l’entretien. Un service approprié d’appui technique doit également être assuré.

Certains de ces frais peuvent être exclus de l’assiette des cotisations. N’hésitez pas à vous rapprocher de votre cabinet comptable pour en savoir plus !

De nombreuses entreprises aujourd’hui disposent d’une charte ou d’un accord collectif organisant le télétravail. Consultez le vôtre. Ou pensez à en mettre un en place dès la fin du confinement. Ce n’est pas la dernière fois que vous aurez à l’utiliser.

Mon salarié ne produit plus depuis qu’il est chez lui. Il ne répond plus à mes appels et ne remplit pas ses missions. Que puis-je faire ?

Dans télétravail, il y a travail. Si la majorité des salariés joue le jeu du télétravail. Ils y voient également leur intérêt, il faut malheureusement le répéter à la minorité restante.

Au cas particulier, beaucoup se sont retrouvés en télétravail « forcé » sans y être préparés. Certains ont des logements exigus ne permettant pas un télétravail serein. D’autres ne peuvent pas s’isoler : famille monoparentale avec enfants, colocations, etc. Certains ont eu besoin de quelques jours d’adaptation et d’autres n’ont pas réussi cette installation.

Cependant, ils ont des obligations. Ils doivent exécuter leur mission pendant leurs heures de travail.

L’absence de réponse aux appels : si cela s’effectue dans des horaires raisonnables (9h-18h00), vous pouvez librement les contacter. Tenter de joindre un salarié très tard ou très tôt serait aussi abusif qu’en temps normal.

L’absence de travail : Si l’activité de votre salarié est réalisable en télétravail, il doit exécuter ses missions. Sinon, une sanction disciplinaire est envisageable.

La solution :
  • 1. vous avez tout intérêt à fixer une ou plusieurs plages horaires dans la journée. Ce sont les moments où vous devez pouvoir contacter vos salariés. Si votre charte ou votre accord collectif télétravail ne le prévoit pas, ou s’ils n’existent pas, fixez-la unilatéralement.
  • 2. Fixez un rendez-vous d’équipe ou un one to one avec les membres de votre équipe quotidien/hebdomadaire. Cela peut durer 10 minutes ou 1 heure. Cette organisation à 2 vertus :
    • ce rendez-vous est obligatoire et pour tous les membres de l’entreprise. Votre salarié pourra difficilement ne pas s’y présenter.
    •  Vous maintenez un lien social entre les membres de votre équipe et vous/son manager. Moins de sentiment d’abandon.

Mes salariés en forfait-jours sont, en temps normal, très autonomes. Ils organisent leur planning et travaillent seuls, sans mon intervention. Face au contexte actuel, nos missions ont évolué. Puis-je réorganiser leur travail et planning ?

Cela serait-il contraire au principe de forfait jour ?

Cela peut-il être perçu comme une modification unilatérale de leur contrat de travail ?  

Un salarié en forfait jour n’est, par définition, pas soumis à un horaire collectif de travail (Ex : 9h-12h / 13h-17h). Il est libre d’organiser sa journée comme il se souhaite. Cette condition ne posera aucun problème dans le cadre du télétravail. Vous ne pourrez, en effet, pas veiller au respect d’un horaire collectif de travail pour ces collaborateurs.

Son statut ne vous empêche pas de le contacter. Pour cela, déterminez d’un commun accord une plage horaire au cours de laquelle vous êtes mutuellement joignables.

N’oubliez pas que vos salariés en forfait jour sont des salariés à part entière. Ils sont sous votre subordination. Vous pouvez leur confier de nouvelles missions si nécessaire, dès lors que cela relève de leurs fonctions et qualification.

La limite à ces modifications se trouve là où commence la modification de leur contrat de travail. Vous ne pouvez modifier un élément déterminant : rémunération, rétrogradation…

Puis-je contrôler le travail de mes salariés en télétravail ?



Vos salariés sont sous votre subordination. Vous leur confiez des missions et contrôlez leur bonne exécution. En l’absence, ils peuvent faire l’objet d’une sanction disciplinaire.

En pratique, un point peut être fait chaque jour ou plusieurs fois par jour sur les tâches remplies par chacun.
Vous pouvez également avoir recours à un système de surveillance informatique. Celui-ci pourrait avoir plusieurs fonctions :
  • Contrôler le temps de travail de vos télétravailleurs,
  • Encadrer l’accès à votre base de données, ou certains dossiers en particulier,
  • Enregistrer des appels professionnels importants de vos télétravailleurs.
Ces outils sont des pratiques intrusives dans la vie privée de vos salariés. Cependant, un télétravailleur doit, sur ses heures de travail, travailler. Pour être licite, le système de surveillance doit respecter certaines conditions :
  • Il doit être pertinent et proportionné à l’objectif poursuivi ;
  • Les représentants du personnel doivent en être informés et être consultés dessus en amont ;
  • Le télétravailleur doit en être informé ;
  • Il doit être inscrit au registre des activités de traitement ;
  • Certains doivent faire l’objet d’une analyse d’impact sur la protection des données (ex : dispositif avec biométrie).
Attention, si votre outil ne respecte pas les conditions ci-dessus, vous ne pourrez utiliser les informations obtenues. Elles seraient automatiquement rejetées par les juges en cas de contentieux. Plus encore, vos salariés pourraient rechercher votre responsabilité pour violation de leur vie privée.

Il est par ailleurs recommandé d’informer au préalable vos salariés des pratiques possibles ou prohibées pendant le télétravail.

Pour cela, vous pouvez faire circuler une charte spécifique. Celle-ci reprendrait toutes les règles applicables à la pratique du télétravail : organisation, horaires, outils à disposition de vos salariés, moyen de communication et plages horaires, possibles sanctions disciplinaires…

La Charte informatique étant un document unilatéral, elle peut être mise en œuvre même durant le confinement. Mais elle n’a alors qu’une valeur informative. Si vous voulez la rendre opposable à tous de façon formelle, il faut l’annexer au règlement intérieur.

Il vous faut dans ce cas, notamment informer et consulter votre CSE.

Nous sommes à votre disposition pour vous accompagner dans cette modification de votre RI.

Comment puis-je exercer mon pouvoir de sanction ? Puis-je organiser un téléentretien préalable de licenciement ?

En tant qu’employeur, vous avez un pouvoir de gestion et de direction. Cela implique la possibilité de sanctionner un salarié ne respectant pas ses obligations.

En pratique, quelle procédure suivre ? Il vous faut l’informer de la sanction par lettre recommandée, voire le convoquer à un entretien.

Information du salarié : la distribution du courrier ayant repris, cette condition ne pose plus de difficultés. La LRAR peut être envoyée via le site en ligne de la poste pour limiter vos déplacements. En parallèle, vous pouvez envoyer un mail informant votre salarié de l’envoi de la lettre recommandée et de son contenu.

Entretien : l’entretien est une des étapes préalables à toutes sanctions « ayant une incidence, immédiate ou non, sur la présence dans l'entreprise, la fonction, la carrière ou la rémunération du salarié » (mise à pied disciplinaire, licenciement…).

Exécuter ses missions en télétravail n’empêche pas la réalisation de l’entretien. Il peut avoir lieu dans vos locaux.

Il est difficile à ce jour de valider le recours à la visioconférence et d’écarter tout vice de forme.

Notre recommandation est de planifier l’entretien et d’y ajouter une phrase type :
«  compte tenu de la situation sanitaire, si vous choisissez de ne pas vous déplacer à cet entretien nous vous proposons un échange informel par visioconférence. Ce dernier n’aura pas pour effet de remplacer l’entretien, mais vous permettra d’apporter tout élément justifiant les griefs qui vous sont reprochés. »
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